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2004.02.03

私のToDo管理術:ToDoをスケジュールとして組み込む

ノッてきました(笑)。このスキにどんどんいきましょう。

PalmDesktopでのスケジュール確認を習慣化します。月曜日の朝、毎日の朝(朝といっても私は午前中ぎりぎりかも)、PalmDesktopを開いてスケジュールを確認するクセを付けます。いっそのこと、メモリーは消費しますがスタートアップにして常時起動にしまうのがいいかもしれません。

予定機能でよく使うのは月間表示モードという方が多いかも知れませんが、ここでまず一日画面にします。その時、右サイドに表示する機能をアドレスかToDoで選べますが、ここをToDoにするのです。

ToDoの表示順は、ToDo画面であらかじめ「期日、優先度」にしておきます。これを一日画面で上から順にクリックして目視確認。そして、今日やるべきと思った項目を、そのまま予定表の空いている時間帯にマウスドラッグします。〆切が少し先のものでも手を付けておくべきと思った項目はドラッグします。ドラッグ先は、現在の時間より後に、順に割り当てるように並べていきます。

この時、ドラッグした項目はデフォルトで1時間分の帯になりますが、これは2時間で片づけよう、これは3時間はかかるなという項目は、その時点で帯の長さを伸ばします。ただし、1時間以内にはしません。どんなに早く終わりそうでも1項目最低1時間の帯として確保するのです。

そうすると、8時間勤務として考えた場合、多少残業しても5~6件くらいしか並べられません。でも、これ以上並べても、結局仕上げられなくて積み残しになってしまいます。まずは、これを確実に今日中にこなすことに注力します。時間的に余裕があるときは、今週中に片づけたい項目も先行で埋め込んでいきます。

この時点で週間表示にします。すると、既に入ってるスケジュールが一週間分、タイムバーで表示されます。今日の欄にだけびっちりToDoが埋まっていますが、ここで今週中に片づけるべき項目、処理に時間のかかる項目は、既に埋まっているスケジュールとバランスを取りながら、曜日間をドラッグして時間を調整していきます。複数日に処理が必要なToDoは、内容をコピーして追加していきます。

その時点で割り当てられる作業が終わったら、あとは実際にその項目をこなしていきます。

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